Tipy na automatizaci práce pomocí Integromatu #1

V článku vám ukážu jak je možné některé nudné nebo opakující se činnosti automatizovat pomocí Integromat.com (nově Make.com) a ušetřit si tak mraky práce a času.

Update

Integromat se přejmenoval na Make.com. Rozhraní je stejné, takže vše funguje.

Co to je Integromat a jak funguje?

Integromat mezi sebou umí propojit různé aplikace a služby, které jsou za normálních okolností nepropojitelné. Kromě základního propojení umí dělat transformace a rozhodování podle dat, které získá. Většina scénářů by se dala popsat jako „Když se v jedné aplikaci staně něco, tak v jiné udělej tohle„.

Základní plán je zdarma a na vyzkoušení rozhodně stačí. Pokud Integromat začnete aktivně používat, tak pravděpodobně sáhnete po placeném  plánu, který začíná na 9 dolarech měsíčně. Osobně si zatím bohatě vystačím s tímto prvním placeným plánem a dlouho jsem používal základní zdarma.

Integromat má celkem slušnou dokumentaci, takže nebudu vysvětlovat jak přesně funguje a co se s ním dá všechno dělat. Stačí když se mrknete do dokumentace ve chvíli když budete potřebovat něco udělat a nebude vědět jak.

Důležitý je  seznam aplikací, které je možné propojit , protože pokud v něm nebudou vaše aplikace, které používáte, tak pro vás Integromat moc smysl nemá, protože nebudete mít co propojovat.

Moje scénáře

Tady je můj aktuální seznam všech integrací, které využívám. Pár jich máme i ve firmě, ale ty zmíním v dalším článku. Pokud by vás nějaká integrace zaujala a nechce se vám ji nastavovat a vytvářet od začátku, tak je možné scénáře exportovat. Takže klidně napište do komentáře a blueprint vám pošlu.

Uložení dokladů z emailu na Google Drive

Doklady k účetnictví a faktury si ukládám na Google Drive, takže když mi něco přijde, tak potřebuji přílohy uložit na Google disk a nebavilo mě to dělat ručně.

Nyní mi stačí email označit štítkem a všechny jeho přílohy se nahrají do připravené složky na Google disku.  Mám více scénářů pro různé štítky, které se nahrávají do různých složek na disku.

Scénář:

1. Každých x minut zkontroluj a stáhni emaily se štítkem Doklady
2. Projdi všechny přílohy
3. Pošli mi info o nahrávaných přílohách na Slack
4. Nahraj doklady na Google disk

Propis pohybů na účtu do Google Sheets

U firemního účtu potřebuji zpracovávat jednotlivé platby a dělat si k nim poznámky. Abych je nemusel ručně kopírovat a opisovat, tak mám tuto jednoduchou integraci. V Google tabulce mám tedy propsané všechny transakce a můžu si je zpracovat jak potřebuji.

Scénář:

1. V noci stáhni všechny nové pohyby na účtu
2. Ulož je do Google tabulky

Aktualizace Slack statusu podle Kalendáře

Ve firmě používáme Slack a Google kalendář. Do kalendáře si dávám, jestli pracuji z domova, jedu do kanceláře, mám dovolenou nebo mám volno. Tyhle události si do kalendáře plánuji dopředu. Tenhle status je dobrý mít i ve Slacku, kde ho každý hned vidí když mi chce něco napsat. Nastavovat ho ale denně je docela otravné, takže přijde na řadu Integromat.

Scénář:

1. Brzo ráno stáhni všechny události z mého kalendáře
2. Projdi je a pokud se zde nachází událost s konkrétním názvem (Dovolená, Off, HO, Office), tak vytvoř proměnou s textem.
3. Vytvořenou proměnou nastav jako Slack status. Zde nastavuji ikonu statusu podle události, text a expiraci statusu po 23 hodinách, aby další den byl zase bez statusu pokud by v kalendáři nebyla žádná nová událost.

Příkazová řádka na Slack

Během dne mám stále otevřený Slack. Jak už firemní, tak i soukromý, takže to je ideální místo odkud chci vyvolávat různé akce. Vytvořil jsem si ve Slacku speciální kanál kam posílám příkazy, které se v tomto scénáři zpracovávají. Zde popíšu jenom základ scénáře, protože samostatné větvě popíšu dále.

Scénář:

1. Sleduj konkrétní channel ve Slacku
2. Odfiltruj všechny zprávy, které jsem neposlal já. Tohle je z důvodu, že do tohoto kanálu posílám i výsledky a na ně nechci nějak reagovat, takže mě zajímají pouze zprávy ode mě.
3. Router podle přijatého příkazu spustí konkrétní větev s dalším zpracováním.
4. Jedním z příkazů je „Help“ který pošle zpět seznam všech možných akcí

Generování faktur

Scénář se aktivuje jako příkaz ze Slacku.

Pro fakturaci práce mám připravená různé scénáře podle klientů kterým fakturuji. Liší se tím odkud a jak se připravují data pro fakturaci. Výsledkem, ale vždy je vytvořená faktura v Fakturoidu a pokud příkaz obsahuje i emoji obálky, tak se faktura i automaticky odesílá na klienta.

Scénář:

1. Načti podklady z Google tabulky
2. Vytvoř fakturu v Fakturoidu
3. Stáhni vytvořenou fakturu
4. Pošli mi odkaz na novou fakturu do Slacku
5. Pokud obsahuje zpráva obálku, tak fakturu doruč klientovi

Výkaz práce

Jednoduchá integrace na poslání odpracovaných hodin v průběhu dne. Stačí v channelu napsat „vykaz“ a přijde mi odpověď s počtem odpracovaných hodin z Toggl v daný den.

Scénář:

1. Načti dnešní výkaz z Toggle podle klientů
2. Výsledek pošli na Slack

Aktuální cena kryptoměny

Scénář je zase napojen na Slack. Stačí mi poslat „crypto NEXO“ nebo „crypto BTC“ a dostanu aktuální cenu měny.

Scénář:

1. Vyparsuj název měny z příkazu
2. Získej aktuální cenu z CoinMarketCap
3. Pošli výsledek na Slack

Denní přehled kryptoměn

Každé ráno mi do Slacku přijde aktuální cena, změna za 1 den a za 7 dní pro pár vybraných kryptoměn, která aktuálně sleduji.

Scénář:

1. Api request na CoinMarketCap (scénář jsem vytvářel v době kdy ještě nebyla přímá podpora pro CoinMarketCap)
2. Zpracuj JSON a projdi měny
3. Vyfiltruj pouze ty, které mě zajímají
4. Pošli na Slack

Transakce kreditní karty do Google tabulky

Sledujeme si průběžně všechny pohyby na kreditní kartě v naší rodinné centrální finanční tabulce. Integromat má přímo integraci s Českou Spořitelnou, ale přes ní není možné sledovat pohyby na kreditce. Vyřešil jsem to přes notifikace, které chodí do mailu. Při každé platbě kartou mi přijde mailová notifikace o nové platbě s částkou a kde jsem platil. V Gmailu mám filtr, který tento mail pozná a dá mu štítek. Integromat pak už sleduje jenom tyto maily, získá z nich data a uloží do tabulky.

Scénář:

1. Načti maily označené konkrétním štítkem
2. Vypaparsuj částku, datum a příjemce platby
3. Ulož do Google tabulky

Vygenerované faktury do Google tabulky

Do rodinné finanční tabulky také automaticky posíláme vytvořené faktury v Fakturoidu, abychom je nemuseli přepisovat ručně.

Scénář:

1. Sleduj nové faktury
2. Ulož částku a firmu do Google tabulky
3. Pošli info o nové faktuře na Slack

Nový úkol ze Slacku

V Slacku mám speciální kanál do kterého můžu já nebo žena cokoliv napsat a z této zprávy se automaticky stane nový úkol v mém úkolovníku (Things 3)

Scénář:

1. Sleduj zprávy v konkrétním Slack channelu
2. Pošli mail na Things 3 adresu pro založení nového úkolu s textem zprávy ze Slacku

Teplota vody ve Vltavě

Přes zimu jsem se chodil otužovat do Vltavy, takže mě zajímala aktuální teplota Vltavy. Teplota se dá zjistit na stránkách ČHMÚ, ale překvapivě k tomu neexistuje žádné API. Vyřešil jsem to přes službu Apify. V Apify je možné vytvořit job, který bude scrapovat data z webových stránek. Vytvořil jsem tedy job, který načte stránku ČHMÚ s teplotou vody a najde v ní poslední naměřenou hodnotu. Nyní už stačí tento job zavolat z Integromatu a libovolně hodnotu zpracovat. Ve scénáři je i načtení aktuální teplota vzduchu v Praze.

Scénář:

1. Spustit job na Apify
2. Sleep/Počkej 1 minutu
3. Načti výsledek z jobu
4. Pokud výsledek není číslo, tak to pravděpodobně job nestihl. Zkus počkat ještě minutu a zkus to znovu. Spodní větev
5. Načti počasí pro Prahu
6. Pošli výsledek do Slacku

Zítřejší počasí do Slacku

Jednoduchá integrace na poslání předpovědi počasí do Slacku

Scénář:

1. Spouští se každý večer a načte předpověď na druhý den
2. Výsledek pošle do Slacku